Optimiser son temps : les 7 conseils
Pas le temps ! Je le ferais demain… Entre manque de motivation et d’organisation, nous sommes vite surbmergés ! Voici 7 conseils pour optimiser votre temps :
En matière de timing et d’optimisation du temps, les erreurs basiques peuvent rapidement s’avérer coûteuses. En effet, perdre du temps est fortement lié à des problèmes de stress, de communication et bien sûr d’ organisation.
Table des matières
Pour gérer efficiemment votre agenda et optimiser vos journées, il convient réaliser une auto-analyse approfondie de vos pratiques en matière de gestion du temps, durant plusieurs semaines, et parfois avec l’aide d’un coach. Toutefois, certaines de vos erreurs courantes de gestion du temps peuvent être identifiées facilement puis être rectifiées rapidement.
La liste des 7 conseils suivants révèleront de façon intuitive les erreurs les plus courantes dans la gestion de votre temps. Passez en revue votre organisation en utilisant cette liste pour vous aider à identifier les domaines qui pourraient être améliorés. Faites des ajustements et vous jouirez alors beaucoup plus de temps à consacrer à vos activités les plus importantes !
Conseil n° 1 - Listez & écrivez tout ce que vous devez faire
Urgent ou pas : notez tout ce qui vous passe par la tête
✅ soit sur une feuille,
✅ soit sur un cahier,
✅ soit dans un fichier Word,
✅ soit sur Evernote.com ou autre application de gestion de temps.
Cela vous permettra de savoir tout ce que vous devez faire pour (enfin) prioriser votre travail.
Conseil n° 2 - Listez ce que vous devez faire en Top Priorité
En demeurant pragmatique sur le travail à effectuer, c’est-à-dire en multipliant par 2 le temps que vous estimez.Faites de même pour la semaine à venir en listant ce que vous devez faire.
💡 Une bonne idée est de prendre un Post-it carré la veille, pour lister les tâches du lendemain afin de les barrer au fur et à mesure, puis de jeter le post-it. Cela sera source d’une grande satisfaction !
Conseil n°3 - Optimiser son temps c'est Priorité aux …
Faites toujours les choses les + importantes ou les + pénibles en premier .
⚡ Cela vous libérera plus vite de la pression négative qui y est souvent lié.
⚡ Ne repoussez pas à plus tard ce que vous devez faire.
⚡ Si nécessaire encouragez-vous avec un “Allez” que vous dites à voix haute pour vous motiver.
💡 Si c’est vraiment dur ou compliqué, accordez-vous une “récompense” une fois que ce travail sera réalisé (café, site de blagues à visiter, Facebook, coup de fil perso…)
⚠️ Retenez-vous de faire autre chose tant que vous n’avez pas atteint votre objectif.
En effet, notre cerveau et notre culture actuelle est celle de l’interruption et de la facilité. Or rester concentré demande un effort que peu d’entre nous sommes maintenant capables de faire.
⛔ Vous devez donc vous forcer à rester à votre bureau et à résister le plus possible à la tentation d’aller boire un café, d’aller aux toilettes, de lire vos emails, de regarder votre Smartphone…
Conseil n°4 - Définissez des plages "tampon"
🔥 Pour les urgences :
Pour cela, calez-vous des réunions de travail avec vous-même toutes les semaines pour gérer l’imprévu
(Exemple : tous les mercredi matin c’est réunion avec vous-même).
🔥 Pour réaliser de manière groupée les petites tâches
Exemple : 1 h pour lire les emails avant d’aller déjeuner le midi, remplir vos notes de frais….
🔥 Planifiez 2h / mois pour réfléchir à votre stratégie et au long terme afin de ne pas rester scotché dans l’opérationnel. Cela vous permet de tout traiter à la suite de manière mécanique sans devoir repenser à ce qu’il faut faire.
🔥 Faites des pauses café, afin de conserver l’espace pour la détente et les communications informelles. Nous sommes des êtres humains et la communication informelle est essentielle ! Vous ne devez pas devenir un ROBOT !
Conseil n° 5 - Pour les choses très importantes
💚 Faites-les dès le matin, avant d’avoir avancé autant que vous l’avez prévu.
⛔ Ne lisez pas vos emails,
⛔ Ne répondez pas au téléphone…
💚 Mettez-vous à l’écart pour travailler tranquillement :
(Dans une salle de réunion, dans une autre pièce…) pour ne pas être dérangé et rester concentré.
💚 Analysez dans la journée votre période où vous êtes le plus productif, et celle où vous êtes fatigué. (Exemple : à 14h après avoir mangé ou à 18h…) pour caler à ce moment-là des tâches adaptées.
Conseil n° 6 - Apprenez à être concis et à aller droit au but :
💚 Apprenez à dire “NON” poliment et en justifiant votre réponse si on vous demande de faire quelque chose qui n’est pas de votre ressort. Parfois il vaut mieux dire non et que la situation apparaisse telle qu’elle est plutôt que de masquer le problème en travaillant comme un esclave.
💚 Au téléphone après la phase de politesse passez à l’objet de l’appel et ce que vous voulez faire.
💚 Définissez clairement l’objet, les décisions à prendre et à la fin définissez les actions et les dates de réalisation…
Conseil n° 7 - Optimiser son temps c'est ne plus se faire piéger !
⛔ Ne commencez plus votre journée par lire vos emails : Commencez directement à travailler sur vos objectifs de la journée. De même,préparez dès le soir d’avant ce que vous allez faire en priorité le lendemain à la première heure.
⛔ Évitez de recevoir des emails persos ou des appels persos au travail (ou mettez votre téléphone sur répondeur).
🍀 Prenez des bonnes habitudes :
✅Désactivez l’affichage automatique des nouveaux emails arrivant dans votre MS Outlook,
✅Consultez vos emails uniquement toutes les heures ou plutôt toutes les 2 heures,
✅ Gardez votre bureau propre et organisé pour ne pas perdre de temps à chercher les informations,
✅ Informez vos collègues de la gestion de leurs demandes
VOTRE TEMPS EST PRÉCIEUX, NE LE GÂCHEZ PAS.
APPRENEZ À L’OPTIMISER
LE TEMPS PERDU NE PEUT PAS SE RATTRAPER.
